Uitvoering (Primaire proces)

Om te voldoen aan de eisen voor uitvoering van het primaire proces heeft de organisatie de benodigde processen, gepland, ingevoerd en beheerst en daarvoor:
• criteria voor de processen vastgesteld;
• procesbeheersing overeenkomstig de criteria ingevoerd;
• gedocumenteerde informatie bijgehouden.

Proces uitvoering

De uitvoering van een proces bestaat uit de volgende onderdelen:

  1. Input. De vraag van de klant. Deze wordt beoordeeld en hierop zal een overeenkomst gebaseerd worden. Afhankelijk hiervan wordt gekeken of hiervoor inkoop noodzakelijk is.
  2. Proces. De uitvoering van een dienst of het leveren van een product zal op basis van de vraag van de klant zo goed mogelijk uitgevoerd worden.
  3. Output. De uitgevoerde dienst of het geleverde product.
  4. Meten. Het meten van het niveau van de uitvoering van de dienst of het produceren/leveren van een product. Het evalueren van de geleverde dienst en/of product. En het onderzoeken van de klanttevredenheid.

Communicatie met klanten/cliënten

De vraag van de klant wordt besproken met de klant om eventuele onduidelijkheden te vermijden. Tevens om het verwachtingspatroon te managen. Tijdens de dienstverlening of het ontwikkelen van het product wordt nogmaals gesproken met de klant. Dit met name om er zeker van te zijn dat de dienst of product precies datgene is wat de klant verwacht. Eventueel worden extra wensen en eisen meegenomen.

Belangrijk hierbij is het dat deze communicatie goed wordt vastgelegd om achteraf geen misverstanden te krijgen.

Ontwerp en/of ontwikkeling

Indien een nieuwe dienst en/of product gemaakt moet worden is het belangrijk om de specificaties hiervan exact te weten. Indien dit vooraf niet mogelijk is, is het van belang dat de klant mede verantwoordelijk is voor het ontwerpproces.

uitvoering

Tussentijds dient de klant de stappen in het ontwerp/ontwikkelingsproces te verifiëren. Na afloop dient de opgeleverde dienst of product geaccepteerd te worden door de klant. De tussentijdse verificaties en de uiteindelijke acceptatie dienen tevens goed vastgelegd te worden.

Procesbeheersing

Beheersing inhuur/inkoop

Om het inhuren van benodigde capaciteit of het inkopen van producten te bewaken wordt alleen bij goedgekeurde leveranciers ingehuurd of ingekocht. Hierdoor wordt de kwaliteit van de dienstverlening bij klanten beter gewaarborgd.

Procedureel wordt bewerkstelligd dat:
• ingehuurde medewerkers en/of ingekochte ICT oplossingen of hulpmiddelen aan de gestelde eisen voldoen;
• leveranciers worden beoordeeld op basis van hun vermogen om aan alle contractuele voorwaarden te voldoen;
• de gegevens over ingehuurde/ingekochte ICT oplossingen of hulpmiddelen volledig en ondubbelzinnig worden omschreven.

Beheersing uitvoering diensten/levering producten

De diensten die bij de klant worden uitgevoerd, worden door de dienstverlener geëvalueerd. Het streven is dat:

• de diensten op een beheerste wijze worden aangevangen, uitgevoerd en op een correcte wijze worden afgesloten;
• er periodiek informatie wordt verstrekt omtrent voortgang en status van de diensten;
• de urenregistratie volgens een bepaalde wijze plaatsvindt;
• de uitvoering van de diensten bewaakt kan worden ten aanzien van kwaliteit van de resultaten, gemaakte afspraken, etc.;
• de benodigde (hulp)middelen/mensen voor het uitvoeren van een dienst tijdig beschikbaar zijn, indien van toepassing;
• bij het beëindigen en afsluiten van een dienst/levering de bijbehorende documentatie gecontroleerd en beheerst wordt overgedragen.

Documentatie uitvoering

Identificatie en naspeurbaarheid van documenten

Alle relevante documenten en gegevens worden vastgelegd conform de hiervoor opgestelde procedures. Ten behoeve van het identificeren van de documenten en de gegevens wordt een onderscheid gemaakt tussen enerzijds het identificeren van de documentatie behorende tot het kwaliteitsmanagementsysteem en anderzijds het identificeren van de documenten en de gegevens behorende tot het uitvoeren van primaire proces, het uitvoeren van een dienst (of het leveren van een product) bij een cliënt.

interne auditor

Eigendom van de klant

Alle dienstverleners zijn verantwoordelijk voor de door de cliënt verstrekte documenten. Indien het om vertrouwelijke informatie gaat zijn zij er voor verantwoordelijk dat de verstrekte informatie niet in verkeerde handen terecht komt.

Behoud van de dienstverlening

Om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen moet de dienstverlener zorgen voor een correcte afhandeling van de uitvoering van de dienst. Hiervoor dient deze de vakbekwaamheid op peil te houden. Dit staat beschreven in de procedures die hiervoor zijn opgesteld.

Voor meer informatie of om direct een afspraak te maken kunt u contact met ons opnemen:

office@qualityvision.nl   of bel naar:   0318 843083 / 06 4141 1888